כחלק משירותיו של גן האירועים עין חמד אנו מארחים פעמים רבות כנסים ואירועים מקצועיים,

בהם לוקחות חלק מהגדולות שבחברות ישראל…

אנו למדים שככל שהכנסים רחבים יותר ומגוונים יותר לקהל חיצוני אז הרי שהצורך בניהול מקצועי של האירוע גדל,

ואכן חלק גדול מאד מאותם כנסים מאורגנים על ידי חברות מיוחדות שזה כל עיסוקים והתמחותם.

לשם כך רצינו ליצור מדריך מזורז שיסייע ללקוחות העתידיים שלנו,

שחושבים להפיק כנס מקצועי לראשונה בחייהם להבין מה בדיוק מצריך כדי להפיק סוג כזה של כנסים.

לשם כך רתמנו את חברת ארטרא המתמחה ומובילה את התחום של הפקת כנסים מקצועיים בארץ.

דגשים להפקת כנס מקצועי

  • כמות אנשים והכנה מתאימה לכך מבחינת חניות וישיבה –
  • צפי קרוב ככל הניתן של כמות האנשים המתוכננת להגיע לכנס הוא חשוב מעין כמוהו,
  • כיוון ולפי צפי זה נוכל להתארגן מבחינת החנייה של הרכבים ותכנון סדרי הישיבה בגן,
  • רבים נוטים לזלזל בנושא זה אך ההשלכות עלולות להיות מביכות עבור החברות שהכנס על שמם,
  • אלו הם ההשלכות האפשריות:
    • כמות נמוכה מהצפוי –
    • כמות נמוכה מהצפוי עלולה לגרום לכך שאנשים יבלעו בסדרי הישיבה וחורים גדולים יפערו בקהל,
    • מה שיגרום למראה מדולל בקהל ויגרום לזלזול בכנס,
    • צפי נכון של כמות הקהל יאפשר למארגנים לסדר את הישיבה כך שהקהל יראה צפוף גם אם רק 100 אנשים יגיעו.
    • כמות גדולה מהצפוי –
    • כמות גדולה של אנשים מהצפוי עלולה לגרום לכאוס כבר בשלב החנייה ועד לתפיסת מקום ישיבה,
    • כאוס זה עלול להציב את המארגנים באור שלילי ולא מקצועי וגם עלול לגרום לעיקובים בלוחות הזמנים של הכנס.
  • הכוונה מתאימה לכנס –
  • כדי שקהל המוזמנים לכנס יזרום בקלות, לא יתעכב ולא יתקשה למצוא את גן האירועים חשוב לפזר שלטים בדרכי הגישה,
  • לשלוח הודעות סמס עם נקודת ציון של וויז ואף לשלוח הזמנות עם מפה מודפסת לבתי המוזמנים,
  • כל זאת בכדי להימנע ככל שניתן מעיקובים.
  • לו"ז קפדני של הכנס ולוודא שכל מרצה ונואם יודע את זמנו
  • כדי שהכנס יזרום בצורה סינרגטית, טבעית ונכונה יש לדאוג ללוח זמנים קפדני בו אתם משאירים לכל מרצה ונואם לסיים את שיש לו להגיד ועוד קצת זמן לשאלות או שיח מול הקהל.
  • בעת הצורך יש להוריד נואמים או מרצים שחורגים מגבול הזמן שלהם בכדי לאפשר את המשך הכנס בגבולות הזמן שהוקצו לו.
  • בדיקה של כל אנשי הסאונד והתאורה –
  • בעיות סאונד או תאורה באמצע הכנס עלולות לגרום לעיקובים משמעותיים,
  • לכן הקפידו שכל אנשי המקצוע יבצעו את הבדיקות הדרושות זמן רב לפני תחילת הכנס ושיש להם ציוד גיבוי ערוך ומוכן למקרה של תקלה כזו או אחרת שעלולה לצוץ בהלך הכנס.
  • עבודה צמודה מול מנהל הגן –
  • עבודה מסונכרנת מול מנהל הגן היא חשובה ביותר,
  • מנהל הגן יודע לתפעל את אנשיו לפי הצורך וחשוב שמנהל הכנס יבהיר את הצרכים שלו ביניהם שמירה על שירותים נקיים כל משך הכנס,
  • אם יש הגשות אוכל שיהיו מקצועיות ובזמנים שנקבעו וכ"ו…